Обязанности в качестве офис-менеджера: - входящие/исходящие звонки, их распределение по сотрудникам; - делопроизводство; - ведение офисной кассы (принятие от арендаторов, абонентов, заказчиков; выдача подотчетным лицам); - отслеживание поступления документов, корреспонденции, своевременное их распределение; - контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте); - осуществление технической помощи руководителя (копирование, печать, сканирование и пр.); - обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка канцтоваров, бутилированной воды, расходных материалов для оргтехники); - выполнение поручений непосредственно руководителя; - ведение табеля учета рабочего времени сотрудников; - разъездная работа по инстанциям, касающиеся непосредственных обязанностей (банки, магазины, почта, обслуживаемые дома, заказчики, поставщики, газовые службы, энергосбытовая компания, Гостехнадзор, страховая компания); - своевременная организация проведения поверок УУГ, учет расхода газа и электрической энергии по предприятию; - работа с документами и их заполнение и дальнейшая обработка (счета, ТТН, путевые листы, журнал учета движения путевых листов, договора); - составление различного рода отчетов (расход ГСМ, оплаты поставщикам услуг, предоставлении коммунальных услуг абонентам, работа с заказчиками); - расчет коммунальных услуг арендаторам нежилых помещений, включая снятие показаний с приборов учета, контроль дебиторской задолженности; - помощь бухгалтеру (составление счетов, платежных поручений, актов выполненных работ, актов сверок и т.п.); - заключение типовых договоров на услуги грузовой и спецтехники, аренду нежилых помещений, отслеживание их срока действия. Обязанности как диспетчера: - работа в личном кабинете "Платон"; - сбор документов, необходимых для оформления пропусков (для проезда по МКАД грузовому транспорту); - сбор документов и организация замены тахографов и бортустройств; - организация проведения техосмотра для спецтехники; - прием заявок от водителей на проведение техобслуживания и закупку запчастей; - ознакомление водителей с заявкой от заказчика на аренду спец и грузовой техники (включая маршрутизацию); - телефонные и устные переговоры с заказчиками, арендующими спецтехнику, прием заявок, документооборот; Обслуживание малоэтажных многоквартирных домов: - снятие показаний приборов учета для дальнейших расчетов коммунальных платежей; - оплата счетов ресурсоснабжающим организациям; - ведение отчета о начислениях и расходах на ЖКУ; - прием различного рода заявок от абонентов; - бесперебойное предоставление абонентам требуемых коммунальных услуг. |