Обязанности | Ведение календаря руководителя, прием и распределение звонков, протоколирование встреч и совещаний с участием руководителя, организация встреч и составление программ мероприятий, подготовка документации к встречам/совещаниям, подготовка презентационных материалов. Ведение деловой переписки на русском и английском языках. Подготовка писем, запросов, служебных записок, проектов приказов и распоряжений по основной деятельности компании, регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Ведение делопроизводства: регистрация, предварительное рассмотрение, учет, хранение входящей и исходящей документации (договоры, доп.соглашения, спецификации и тд.) Формирование архива (подготовка и передача документов на хранение, организация архивного хранения). Унификация и стандартизация документов, проверка направляемых на согласование документов, обеспечение единообразия и соответствия внутренним требованиям. Trevel-поддержка: организация поездок (покупка билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера), оформление визы, оформление командировок. Занималась оптимизацией логистических процессов, расходов на командировки. Разработка системы электронного архива, электронного документооборота. Письменный перевод технической, финансовой и юридической документации с русского на английский и с английского на русский. Постановка и снятие с учета самоходной техники в Гостехнадзоре. Взаимодействие с курьерскими службами, службами такси. Работа с оргтехникой, обеспечение жизнедеятельности офиса. Контроль за выполнением поручений руководства сотрудниками. |
