Прием, регистрация входящих документов. Подготовка документов на визирование. Распределение и отправка входящей информации день в день для исполнения сотрудниками. Организация отправки/получения корреспонденции по электронной почте, факсу, Почтой России, курьером. Создание архива по поступившим и отправленным письмам за 2 года по темам, исполнителям, контрагентам, периодам. Восстановление хронологии событий, опрос сотрудников и заказчиков с целью установления выполненных действий и ожидаемых результатов совместной работы. Протоколирование совещаний. Сбор подписей, визирование, выдача копий протоколов, наряд - заказов, приказов и прочих внутренних нормативных документов. Ведение в электронном и бумажном виде реестров протоколов, приказов по основной деятельности, наряд - заказов, командировок сотрудников. Заверение копий документов в организации и у нотариуса. Регистрация исходящих писем. Вычитка писем на отправку, исправление грамматических и стилистических ошибок. Составление деловых писем, справок о деятельности предприятия. Подготовка к отправке тендерной документации, проверка и занесение в архив данных по отправленным письмам. Контроль исполнения сотрудниками и руководителями структурных подразделений распоряжений, поручений и указаний директора. Штат - 130 человек. Непрерывное взаимодействие с заместителями директора, главным инженером, бухгалтерией, финансовой и экономической службами, ПДО, отделом снабжения, начальником производства, технологом, архивариусом, техническим отделом, начальником отделения конструкторских разработок, менеджерами проектов. Поиск и подбор персонала в организацию, проведение первичных собеседований. Оповещение сотрудников о предстоящих мероприятиях, включая совещания, аудиты, приезды делегаций. Подготовка к приему гостей различного ранга от представителей заказчика, бизнес - партнеров, технических специалистов до высших военных чинов, ВП МО РФ, префекта города. Встреча гостей, заказ пропусков, закупка продуктов и сервировка стола. Выдача наличных подотчетным лицам. Контроль целесообразности расходования выданных средств. Подготовка отчета по выданным средствам Директору по финансам и экономике. Контроль своевременного заказа воды, канцелярии, расходных материалов. Контроль уборки офиса организацией на аутсорсинге. Площадь помещений свыше 1500 кв.м. Поддержание чистоты и порядка в кабинете руководителя. Выбор и заказ бизнес - подарков, сувенирной и рекламной продукции. Разработка ТЗ и взаимодействие с дизайнером, типографиями по вопросам изготовления сувенирной и рекламной продукции. Заказ билетов, гостиниц, выдача предписаний и удостоверений командированным сотрудникам. В подчинении: офис - менеджер, водитель, уборщица, подсобный рабочий. |