Фактическая нахождение - в отделе государственной службы и кадров. - выписывать и выдавать удостоверения, служебные знаки и личные номера должностным лицам таможни, вести книгу регистрации удостоверений, служебных знаков и личных номеров должностных лиц таможни, вести строгий учет бланков удостоверений; - обеспечивать регистрацию и хранение должностных инструкций и должностных регламентов должностных лиц таможни и передачу их в архив; - вести табель учета рабочего времени; - подготавливать запросы в иные таможенные органы для получения личных дел принятых в таможню должностных лиц; - осуществлять формирование, учет, ведение, хранение личных дел и их направление в иные таможенные органы по мотивированному запросу; - вести журнал учета личных дел; обеспечивать ведение и подготовку к передаче на архивное хранение личных дел должностных лиц и работников таможни; - организовывать и проводить работу по подготовке требований на проверку кандидатов по оперативно-справочным учетам и мотивированным запросам в правоохранительные органы, а также обработке и учету полученных материалов специальных проверок, поступающих из правоохранительных органов, ведомств и организаций; - осуществлять мониторинг поступления новых документов, направленных по системе электронного документооборота; - передавать документы с указаниями по исполнению документов непосредственным исполнителям; - осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о неисполнении поручений руководству отдела, проставлять необходимые отметки в учетных формах; - осуществлять работу с электронными образами документов, включенными в систему электронного документооборота в соответствии с правовыми актами ФТС России, - вести учет всех поступающих в Отдел документов с использованием АС "УКИД-2", передавать документы с указаниями по исполнению документов непосредственным исполнителям; - осуществлять регистрацию в соответствующих базах данных АС "УКИД-2", подготовленных в подразделении докладных и служебных записок, справок, сводок, актов и т.п.; - принимать документы у исполнителей для представления на подпись руководству отдела и таможни, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; - формировать дела в соответствии с номенклатурой дел отдела, в том числе дела с документами с ограничительной пометкой "ДСП"; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию; - передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив; - готовить акты на уничтожение дел с документами с истекшими сроками хранения. |